ליאת לזר

בלוג

הרצאות בנושאי משאבי אנוש

טיפים להכנת תוכנית עבודה ותקציב שנתי

בינינו, מי אוהב להכין תוכנית עבודה? אני לא מאד אוהבת. אז בוא ננסה להכניס סדר, שיטה, שתקל עלינו את המטלה.
מטרת תכנית העבודה להגדיר את המטלות ומסגרת התקציב לשנה הקרובה. היא עונה על השאלה "מה אנחנו עושים וכמה כסף זה יעלה בשנה הקרובה?" ולכן כשמתחילים לעבוד על תכנית עבודה, צריך להבין שהתהליך מחולק לשני שלבים. בשלב הראשון הכנת תוכנית העבודה והשלב השני הוא בניית התקציב שנגזר ממנה.

הכנת תוכנית עבודה

הכנת תוכנית עבודה שנתית

צעד ראשון:
פגישה עם המנכ"ל שמטרתה להבין מהם תוכניות ויעדי החברה לשנה הבאה, ומתוכם לגזור משמעויות והקשרים שנוגעים לכוח אדם.
הכנתי רשימה של שאלות שכדאי לשאול בפגישה זאת:

מה צפי המכירות של החברה: גדלים/קטנים, בכמה? יש לכך משמעות על כמות האנשים שנגייס לארגון או שנאלץ להפרד מהם.

מה צפוי בשנה הקרובה בנוגע לסניפי החברה בארץ ובחו"ל. האם מקימים / סוגרים / מרחיבים, סניפים?במידה ופותחים סניפים צריך להיערך לכך בשביל ללמוד את השטח מבחינת דיני עבודה, גיוס, ושכר. במידה וסוגרים סניפים צריך להבין שוב מה חוקי העבודה במדינה ולתכנן את המהלך בהתאם. באירופה קשה מאד להיפרד מעובדים. התהליך יכול לקחת שנה.

האם הארגון צפוי לאמץ טכנולוגיות חדשות? במידה וכן יש להבין מהן המשמעויות מבחינת היכולת הטכנולוגית הקיימת בחברה. האם צריך להדריך עובדים קיימים בטכנולוגיות החדשות, או לגייס עובדים בעלי הידע הנדרש?

האם מתכננים מיזוגים ורכישות? או מהלכים פיננסים שעשוים להשפיע על כוח האדם, כמו הנפקת חברה בבורסה. במידה וכן, יש להבין את ההשפעה של בעלי התפקידים שנכנסים לחברה מבחינת איוש בעלי תפקידים קיימים. היערכות פנים ארגונית לפני, במהלך ואחרי האירוע.

צעד שני:

פגישות עם כל הסמנכ"לים/ בעלי תפקידים רלוונטיים שיכולים לתת אינפורמציה מפורטת יותר על התוכניות שלהם והציפיות ממשאבי אנוש.

צעד שלישי:

לא לשכוח לקיים פגישת עבודה עם עצמי, ולבדוק את הדברים הבאים:

  1. מטרות ויעדים של שנה קודמת, עדיין בתהליך וניתן להעביר/לסיים בשנה הבאה.
  2. האם צפויים אירועים מיוחדים שקשורים לחברה ודורשים התיחסות בתוכנית העבודה – כמו חגיגות עשור לארגון/רכישות וכדומה.
  3. רעיונות חדשים שכדאי להכניס לתכנית העבודה (המלצה שלי: בעברי נמנעתי מהשתתפות בהרצאות/ ימי עיון/ כנסים, זה הרגיש לי בזבוז זמן. כעת, מניסיוני, כשבוחרים את יום העיון הנכון, זה נותן המון חומר למחשבה ורעיונות חדשים שירעננו את תוכנית העבודה שלנו).

בניית תוכנית העבודה שממנה נגזר תקציב

איור

כדי להכין תקציב צריך לעשות בדיקה מדוקדקת של הדברים הבאים:

הנחת היסוד בהכנת תקציב של ניהול משאבי אנוש היא: רוב הפעילויות נגזרות מכמות האנשים ולכן יש לענות על השאלות הבאות ולהכין על פי התשובות את האקסל התקציבי (הכפלת כמות האנשים הצפויה בתקציב של הארוע, הפעילות).

כללי:

  1. בכמה אנשים סה"כ החברה תגדל בשנה הבאה? התקציב צריך להכיל את כמות האנשים המתוכננת לכל רבעון.
  2. באיזה מטבע מדובר? במידה והתקציב דולרי יש לכתוב את שער הדולר שעבדנו לפיו.

גיוס:

  1. עלויות שכר – במידה וצפויה צמיחה בכמות האנשים יש להכניס לתקציב שכר של אנשים בתוספת מקדם של עלות מעביד (עלות הסוציאליות, קרן השתלמות, חופשה).
  2. עלויות גיוס – פירסום בלינקדאין, חברות השמה, פירסום ברשתות החברתיות / חבר מביא חבר.

פעילויות רווחה:
העיקרון הוא להכפיל במספר האנשים את התקציב פר עובד.
חשוב לזכור לגלם את ההטבות בתכנית התקציב, על מנת שנשקף את העלות האמיתית של פעילות זאת. (ההטבותכוללות מתנות לחג, ימי כיף, אירועי חברה ועוד) כדאי להתייעץ עם מחלקת הכספים איזה הטבות לגלם בתקציב ואיזה לא, בהתאם לחוקי המס.

הדרכה:

  1. אימוץ ולימוד טכנולוגיות חדשות – להבין מה הצורך ואיזו הדרכה נדרשת. יש לבצע בדיקה של עלות הקורס או הכנסת יועץ חיצוני. (גם אם היועץ אינו נכלל בתקציב של משאבי אנוש, יש לכך משמעויות אחרות במשאבי אנוש).
  2. ייעוצים/ הדרכות – לעשות בדיקה עם הספקים הרלוונטיים, לקחת הצעות מחיר ולהכניס לתקציב.

שכר:

  1. סקרי שכר – עלותם גבוהה אבל הכרחית, ובדרך כלל נוטים לשכוח להכניס אותם לתקציב. לכן, ממליצה להוסיף לתקציב את העלות השנתית של סקרי שכר בארץ וגם עלות של סקרי שכר בחו"ל, במידה ויש לכם סניפים בחו"ל. לגזור מנתוני הסקר את תקציב השכר וההטבות לשנה הקרובה.ממליצה על סקר השכר צבירן.
  2. שכר והטבות עובדים – תקציב תכנית שימור עובדים ובחינה של התכניות הקיימות.

אחרי שעונים על כל השאלות, אפשר להכין את גאנט תכנית העבודה והתקציב. זכרו שזוהי טיוטה ראשונית.

את הטיוטה מציגים בפגישה למנכ"ל ומוודאים שהיא בכיוון הנכון ומקבלים את אישורו.

תכנית העבודה ותכנית התקציב מלוות את עבודתנו במהלך כל השנה. על כן, יש לחלק אותה גם בראייה רבעונית ולבדוק האם אנו עומדים בתכנית בזמן אמת.

לקבלת פרטים על הרצאה או ייעוץ בנושא, מוזמנים לפנות אליי ב 0533381410 או השאירו פרטים כאן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

15 תגובות

  1. Liat Lazar

    6 בדצמבר 2016 ב 20:44

    תודה שמחה שהצלחתי למקד

    הגב
  2. Liat Lazar

    14 בדצמבר 2016 ב 23:42

    וואו קרינה איזה כיף לשמוע. זאת המטרה שלי לפשט ולמקד.

    הגב
  3. איריס

    9 באוקטובר 2017 ב 09:32

    הי. מתחברת למה שכתבת.אודה על קבלת התוכנית. לא הצלחתי להוריד את הקובץ.

    הגב
  4. גדי

    13 באוקטובר 2017 ב 12:35

    הי,
    תודה.
    לא הצלחתי להוריד. אודה על קבלת התוכנית לכתובת paztalg@gmail.com

    הגב
  5. סיון

    15 באוקטובר 2017 ב 19:59

    היי אשמח לקבל גם לא הצלחתי להוריד
    Zsivandz@gmail.com
    תודה

    הגב
  6. כרמית גילאון הלב

    7 בנובמבר 2017 ב 15:24

    הי ליאת , תודה רבה על השיתוף וההכוונה שלך . אשמח לקבל את
    מסמך להורדה שבאמצעותו נוכל לבנות את תכנית העבודה והתקציב .
    תודה רבה ,
    כרמית גילאון הלב carmitg@one1.co.il

    הגב
  7. אביטל

    7 בנובמבר 2017 ב 22:11

    היי ליאת,
    איזה כיף! ההכוונה, והמיקוד. שפה מאוד ברורה וםשוטה.
    תודה רבה לך.
    אשמח לקבל את הפורמט למייל hrgolan@gmail.com

    הגב
    • Liat Lazar

      18 בנובמבר 2017 ב 11:38

      הי אביטל,הפורמט ניתן להורדה באתר בחלק השמאלי של העמוד. אם את לא מסתדרת עדכני אותי.

      הגב
  8. לינוי

    21 בנובמבר 2018 ב 17:27

    אשמח לקבלת התכנית\

    linoy30147@gmail.com

    הגב
  9. ענבל

    15 בדצמבר 2018 ב 21:02

    היי,
    לא הצלחתי להוריד את הקובץ. אודה לקבלת הקובץ למייל inbalb@e-s.co.il

    תודה רבה

    הגב
    • Liat Lazar

      21 בינואר 2019 ב 12:49

      הי ענבל, זה עדיין רלוונטי?

      הגב
  10. גל

    16 בינואר 2019 ב 17:42

    הקובץ יפה אך לא ניתן לערוך אותו האם יש את הקובץ בפורמט של PPT או אחר שניתן לערוך?
    תודה מראש

    הגב
    • Liat Lazar

      21 בינואר 2019 ב 12:48

      הי גל,שמחה שאהבת את הקובץ ומצאת אותו שימושי.פורמט הPDFהוא היחיד שאני שולחת לשימוש. מקווה שתצליחי להעזר בו. שיהיה יום טוב

      הגב
  11. דניאל דקל

    26 בספטמבר 2019 ב 16:48

    היי ליאת, תודה רבה!! אשמח לקבל את הפורמט למייל daniellede@accessibe.com

    הגב
  12. FRED LARRY LOAN FIRM

    10 באוקטובר 2019 ב 13:52

    אתה צריך הלוואה? אנו חברת הלוואות רשומה, מובטחת ומוסמכת, אנו נותנים הלוואות ליחידים, חברות, מפעלים, ארגונים עסקיים ואנשים מכל הסוגים ברחבי העולם. האם אתה זקוק להלוואה לכל מטרה? האם אתה נתון בבעיה כלכלית, האם אתה זקוק לעוזרים פיננסיים, חברת הלוואות פרד לארי היא הפיתרון לכל הבעיות הכספיות שלך, ההלוואות שלנו קלות, זולות ומהירות. פנה אלינו עוד היום לקבלת אותה הלוואה שאתה זקוק להם, נוכל לארגן כל הלוואה שתתאים לתקציב שלך בריבית של 2% בלבד. מועמדים מעוניינים צריכים ליצור איתנו קשר באמצעות דוא"ל: (fredlarryloanfirm@gmail.com) או (fredlarryloanfirm@hotmail.com) התקשר / Whatsapp: +2347061892843

    הגב
דילוג לתוכן