ליאת לזר

הרצאות בנושאי משאבי אנוש

7 טיפים לקיום ישיבה אפקטיבית

מעלה שוב את הפוסט הזה, כי גם היום כיועצת וכמלווה של ארגונים אני נדרשת כל הזמן לטפל בנושא ניהול הישיבות בחברה, גם בחברות קטנות וגם בגדולות. זה אחד הנושאים הכי פופולאריים, כואבים ומבזבזי זמן שאני נדרשת לתת עליהם המלצה. למרות שרוב המנהלים מודעים לבעיה, עדיין קיים הקושי לטפל בה. כולנו יודעים לעשות את החשבון של עלות של קבוצת אנשים שנפגשת לשעה והשעה זולגת, ובסוף גם לא ממש נסגרים דברים. יותר קל להמשיך עם ההרגל מאשר להתחיל לשים את הגבול ולנהל. מילת המפתח היא ניהול. לא גיליתי את אמריקה.

שמתי לב ש:

ישיבות לא מתחילות בזמן כי מחכים למאחרים. ברגע שזה הדפוס גם המדייקים יודעים שאין טעם להגיע בזמן. (אני מהסוג הזה – הדייקן שמבין שצריך לעשות התאמות).

אם נשים מצלמה בחדר ישיבות של רוב החברות נוכל לראות תמונה של משתתפים שעסוקים בקריאה ומענה להודעות בנייד, או בכלל עובדים על המחשב האישי בזמן הישיבה. (יש חברות שבתחילת ישיבה אוספות את הניידים, ככה כולם מרוכזים).

פחד מניהול. בקשו מהמשתתפים להתמקד, לבוא מוכנים, להציג את עמדתם בזמן שהוגדר להם, אם חרגו מהזמן להעיר. זאת לא עבודה קלה.

בכל הארגונים שבהם עבדתי הגיע השלב שבו התבקשתי לטפל בנושא תרבות הישיבות בארגון. מנהלת משאבי האנוש שנקראת לעשות סדר, ליישר את כולם, להעביר את התורה. כי אחרי שאעביר מצגת בנושא – כל הישיבות בארגון יתנהלו בצורה מופתית ובא לציון גואל. האומנם?!

טיפים לקיום ישיבה אפקטיבית

3 עקרונות מרכזיים בניהול ישיבות

  • דוגמה אישית – מנכ"ל והנהלה Walk the talk – הכי חשוב! אם המנכ"ל לא מחויב – התהליך נידון לכישלון.
  • ניהול הישיבה – הצגת נושא ומטרות, עמידה בלו"ז.
  • אסרטיביות – כשמקבלים את הזימון, לשאול מה מטרת הישיבה, לשם מה אני מוזמן, ללמוד להגיד לא.

איך נטפל בנושא?

  1. הכנה – רשימה של הבעיות. נקיים פגישת הנהלה מקדימה שבה נבקש מחברי ההנהלה שיעלו את הבעיות הקיימות בנוגע לניהול הישיבות.

רשימה של הישיבות החוזרות. לעשות רשימה של כל הישיבות החוזרות בחברה. לבדוק עם מארגני הישיבה מה מטרת הישיבה, יעילותה, האם יש צורך בכל המשתתפים, האם התדירות נכונה או שאפשר לרווח. הבדיקה הפשוטה הזאת תגרום לשינויים: ביטול, הורדת משתתפים, שינוי התדירות.

  1. יישום. פגישת הנהלה נוספת בה יוצגו הממצאים מהרשימה שעשיתם. הציגו מה השתנה בעקבות הבדיקה שלכם. הציגו את הטיפים הבאים ודברו עליהם.
  2. הצגה לעובדים.

ישיבות אפקטיביות

לכל ישיבה יש מנהל ישיבה שאחראי על הדברים הבאים:

  1. לעבור על רשימת המוזמנים ובדקו שכולם נחוצים. מי שמוזמן בגדר ידיעה, הזמינו אותו ב-.OPTIONAL
  2. להפיץ חומר רלוונטי לפני הדיון/ אג'נדה.
  3. להגיע בזמן, להתחיל (גם אם לא כולם הגיעו) ולסיים בזמן את הישיבה.
  4. להציג את מטרת הדיון, ולנהל אותו.
  5. לא לענות לטלפונים בזמן הישיבה (להגיד בתחילת כל ישיבה שזה חלק מהנוהג).
  6. לא לקרוא / לענות ל-email (להגיד בתחילת כל ישיבה שזה חלק מהנוהג).
  7. לסכם את הדיון ולהפיץ סיכום עם נושאים לפעולה.

מצאתי טיפים נוספים לקיום ישיבות אפקטיבית ב slideshare.

השאלה הכי חשובה שצריכה להישאל במהלך ישיבת ההנהלה בנושא: מה אנחנו עושים אחרת? איך אנחנו מובילים את השינוי? זאת השאלה שגורמת למשתתפים לקחת אחריות ולעבור מדיבורים למעשים.

  • בקרה. לאחר התחייבות חברי ההנהלה ובראשם המנכ"ל, צריך לקיים מפגש בקרה לדבר על הנושא ולבדוק איך ההנהלה עומדת ביעד.

אתם יכולים להביא את המנחה הכי מעולה בתחום שיעביר יופי של סדנה, לא יהיה שינוי כל עוד המנכ"ל וההנהלה לא יצביעו ברגליים. כלומר יגיעו בזמן יסיימו בזמן וינהלו את הישיבה. בלי ההתחייבות הזאת חבל על זמנכם והמשאבים שתשקיעו, מניסיון!

לקבלת פרטים על הרצאה או ייעוץ בנושא, מוזמנים לפנות אליי ב 0533381410 או השאירו פרטים כאן

אברהם ביזנס: תרבות, אווירה ועסקים

שימו לב לחזון מקורי, החזון של "אברהם ביזנס": "להביא את הכנסת האורחים של אברהם אבינו למאה ה-21. אברהם אבינו היה התרמילאי הראשון, המארח הגדול מכולם, האב המשותף ליהדות, לנצרות ולאיסלם, והמטרה של אברהם הוסטל היא לייצר את הגשר בין אנשים ותרבויות דרך תיירות".

"אברהם הוסטל" היא רשת הוסטלים עם סניפים בירושלים, נצרת ותל אביב, ממומלצי "לונלי פלאנט" וזוכי פרסים עולמיים רבים. הרשת מאופיינת בקונספט הכנסת אורחים מיוחד ומתנהלת בשיטה קצת שונה מאירגון "רגיל". נפגשתי לראיון עם מעוז ינון, מנהל אברהם הוסטל תל אביב.

מעוז, איזה ערך אתם מייצרים?

"אנחנו מאמינים בחוויית אירוח והכנסת אורחים. בכל מקום שאנחנו פועלים אנחנו שואלים את עצמנו מהם צרכי הקהילה ואיך אנחנו יכולים לעזור. בתל אביב, למשל, אנחנו תומכים בחללים של אמנים, אנחנו בוועד המייסד של עמותת שכונת החשמל, והחלל הזה שאנחנו יושבים בו פתוח בחינם לכל תושבי תל אביב, לבוא לפתוח לפטופ לשתות קפה והכל ללא עלות".

איך אתם מייצרים את האווירה המיוחדת שיש פה?

"גילוי נאות: אותי שמו אותי פה 'כי מעוז יודע לייצר אווירה'. בין השותפים יש מנהלים עם יכולות ניהול יותר גבוהות, אבל לי יש את הנשמה הזאת.

זה מתחיל בזה שאנחנו נותנים תחושת משמעות לעובדים. יש בלוגו ערבית, אנגלית ועברית. יש לנו חזון, אנחנו לא מתביישים להגיד את החזון שלנו והוא לא בא לידי ביטוי במספרים, אלא ערכי. העובדים שלנו, חלקם סטודנטים, שטיילו בעולם ורוצים לפתוח הוסטלים והאירוח הוא חלק מהרצון לתת שירות.

קוד הלבוש שלנו זהה לכל העובדים. אני מסתובב עם התג, לא כתוב 'מנהל'. אנחנו אוכלים כל יום צהריים יחד. אני מקפיד כל יום לעשות סיבוב במלון, הולך לחדרים, לאנשי משק הבית, רואה שההוסטל מתפקד ומתוחזק, יורד לפרטים הקטנים, ואומר בוקר טוב. יש 60 עובדים, וכמובן שאני מכיר את כולם בשם.

מרבית עובדי משק הבית הם מבקשי מקלט, פליטים. יש לנו בונוס לעובד שמביא עובד אחר. אנחנו מנסים להיות להם משפחה תומכת, לדוגמה – אם יש אם חד הורית, נסבסד לה באופן מלא את ארוחות הצהריים. ואם לעובד נולד ילד והוא במצב כלכלי קשה – ניתן לו מענק לידה. אין חובה. אין חוקים מסודרים. פה אנחנו מפעילים שיקול דעת לפי הצורך של העובד.

יחד עם זאת, עובד שלא מתפקד טוב או לא עומד בקריטריונים עולה לשימוע ונפרד ממנו. האנושיות לא פוגעת במקצועיות שלנו. אנחנו רוצים לתת לעובדים שלנו משמעות, ובתמורה הם נותנים בחזרה".

את קונספט האירוח הנדיב הכנסתם ליוזמה חדשה שלכם, אברהם ביזנס, ספר עליו.

"אברהם ביזנס הוא המחלקה העיסקית שפתחנו באברהם הוסטל, כחלק מהרצון להרחיב את סוגי הלקוחות שלנו. אברהם ביזנס פונה ל"נוודים הדיגיטליים", אותם צעירים שמשרדם הוא המחשב האישי ואיתו מטייליים ועובדים בכל מקום, לסטארטאפיסטים ולאנשי ה"צווארון הכחול" שבאים לעבוד בארץ. אנחנו רוצים לתת להם אפשרות לישון בחדר משודרג ובמחיר הוגן.

בנוסף אנחנו משכירים לחברות / עמותות (במחירי הנחה) את חללי העבודה שלנו לצורך כנסים / סדנאות / ארועים פרטיים. מסתבר שיש ביקוש גדול לחללים עם אווירה צעירה, קולית ו"חו"לניקית". הביקוש מפתיע אותנו לטובה. לדוגמא, חברות כמו Wix ,E-bay ,Salesforce שבוחרות לעשות אצלנו סדנאות מנהלים למרות שיש להם אין סוף חללים אצלם".

אז אתם בעצם שילוב של Co Working Spaces ומלון?

"אכן ויותר מזה. לא שילוב בין עבודה ולינה, אלא גם של טיולים וכיף:

אנחנו מנסים ליצור שילוב אחר בין עבודה והנאה שמשתקף בסלוגן שלנו – a Business Stay Abraham Way. בד"כ איש העסקים המסיים יום עבודה מתיש מתפרק בחדר שלו, מזמין אוכל, עובד עוד קצת והולך לישון. אצלנו כל מה שהוא צריך זה לרדת ללאונג' או לעלות לגג של ההוסטל, לפגוש אנשים מכל העולם, לשתות בירה, לשמוע הופעת מוסיקה חיה. הוא יכול גם לצאת איתנו לסיור לירושלים, לסיור בארים הכי מגניב בעיר, או להשתתף בסדנת בישול ישראלי ועוד ועוד.

החשוב הוא שהוא לא לבד, הוא פוגש אנשים, נהנה והולך לישון עם אנרגיה. אנשים פוגשים עוד ועוד "אנשי עסקים" שלאחר שחווים פעם ראשונה את ההוסטל, הם לא רוצים לחזור למלונות העסקים הרגילים".

את אברהם הוסטל מנהלים 5 שותפים. איך מקבלים החלטות בכזה הרכב?

"כל ההחלטות החשובות מתקבלות פה אחד, וצריך לשכנע. לדוגמה: היה שלב שהיינו במשבר, עם תחילת העבודות על הרכבת הקלה ואחרי שכבר השקענו כמה מיליונים. היתה לנו ישיבת שותפים והיינו צריכים לקבל החלטה אם סוגרים את ההוסטל או ממשיכים, כי הרכבת הקלה זאת אי ודאות אחת גדולה. אחד השותפים לא יכול היה להכיל את חוסר הוודאות. היתה ישיבה קשה ורצינית והבנו שאנחנו לא יכולים לכפות עליו להמשיך.

החלטנו להפיל את הפרויקט של אברהם תל אביב. הוצאנו מכתבים לגורמים שונים בידיעה שמפילים את הפרויקט, ואז חזרו אלינו וקיבלנו הקלות משמעותיות שאפשרו לנו לפתוח את ההוסטל ולהמשיך".

באחד האירגונים שעבדתי המוטו היה לקבל החלטות בקונצנזוס, שלדעתי זה יפה, אבל לא מעשי, כי זה גוזל המון זמן ואנרגיה. הקונצנזוס לא משרת את המטרה העיסקית.

"אנחנו בני אדם ובחזון לא הוזכר להיות הרשת הכי גדולה. החזון שלנו הוא לייצר ערך. לכן כל פעם שיש התלבטות או דילמה – אנחנו חוזרים לערכים שלנו: מה אברהם אבינו היה עושה? ובנוסף אנחנו צריכים להיטיב עם הקהילה. עסק לא יכול לקדש רק את השורה התחתונה. הוא צריך להיות הרבה יותר מכיל ומכליל. דבר ראשון לייצר ערך ומשמעות גם ללקוחות וגם לעובדים.

אחת ההחלטות שקיבלנו מההתחלה היא שכר שותף. לא משנה מה תפקידך בשותפות, השכר שלך יהיה זהה לשאר השותפים, כמו בקיבוץ: המנכ"ל של כל הרשת, ואני שמנהל רק את תל אביב מקבלים את אותו שכר. אנחנו שותפים שעובדים בעסק. דרור – שותף, מנהל מזון ומשקאות – מקבל אותו שכר של ירון – מנכ"ל הרשת, למרות שהוא שתי דרגות מתחת. השיוויון בשכר מייצר זהות אינטרסים בין השותפים בקבלת ההחלטות".

איך דואגים לשמור את העובדים הטובים?

"אנחנו בונים ולומדים את זה. לא מזמן הצטרפה נעמה כמנהלת משאבי אנוש. אנחנו מובילים סדנת יזמים במלונאות על "איך לפתוח הוסטל" ונפתחו הרבה אכסניות בעזרת הסדנה. ביומיים אנחנו נותנים כלים איך לפתוח הוסטל. לעובדים הטובים שלנו סיבסדנו ב-100% השתתפות בסדנה, כדי שיום אחד יוכלו לפתוח הוסטל משלהם. בסדנה הם פוגשים עוד יזמים, רואים עוד הוסטלים ומקבלים את הכלים לצאת לדרך עצמאית".

אברהם הוסטל ואברהם ביזנס מתנהלים כמו חברת הייטק רצינית. הם מיישמים ניהול חכם, ממוקד ומהלב. כשהאלמנטים הללו מתחברים, השמיים הם הגבול.

תוכלו לשמוע עוד על החדשנות ולהתרשם מאברהם ביזנס באירוע HR Live  שיערך ב-29/1/18 באברהם הוסטל. לפרטים נוספים על אברהם ביזנס לחצו כאן

 

תקשורת פנים ארגונית

" …אני הולכת לכתוב פוסט על תקשורת פנים ארגונית. מה זה אומר? שאל אותי בן זוגי, שאחראי על הצד הגרפי בבלוג שלי. התקשורת הפנים ארגונית קשורה לכל הערוצים הקיימים בארגון כמו: פורומים, ישיבות וכד', שדרכם עוברת האינפורמציה." עניתי ומיהרתי להסתכל בגוגל לראות אם ההגדרה שלי קלעה ולפניכם הגדרה שאני מתחברת אליה מתוך ויקפדיה:

תקשורת פנים-ארגונית מתייחסת לאינטראקציה בין חברי הארגון (מנהלים – עובדים ובינם לבין עצמם) בנוגע לנושאים ארגוניים (פרויקטים, תהליכים, שינויים). זאת, במטרה לידע, לחבר, לערב ולהגביר את מחויבות העובדים לארגון ולמימוש מטרותיו העסקיות (עמיר אאידה, 2004).

תקשורת המנוהלת באופן יזום ובתבונה תרתום את המחויבות של העובדים ותוביל את החברה לתוצאות עסקיות וארגוניות טובות יותר. ראו פוסט על שימור עובדים.

תקשורת פנים ארגונית

תקשורת פנים ארגונית

מי אחראי על הנושא בארגון?

לי זה ברור שמשאבי אנוש. בארגונים גדולים הרבה פעמים מנהל התקשורת החיצונית אחראי גם על החלק הפנים ארגוני. בכל מקרה אם אתם מנהלי משאבי אנוש ונכנסתם לתפקיד חדש אז קחו את העניין תחת אחריותכם. בפוסט תוכנית קליטה של מנהל משאבי אנוש אני מתייחסת לעניין. ואם אתם כבר ממוקמים מספר שנים בארגון זה הזמן לבחון את הנושא, לבדוק אם ניתן לעשות את השינוי ולהעביר את הנושא הזה תחת אחריותכם.

איך מטפלים בנושא?

  1. בודקים איזה פורמים קיימים בחברה.
  2. מייצרים טבלה המתייחסת לפרמטרים הבאים:

פורומים, תקשורת ברמת כל החברה, בכל העולם – לדוגמה: CEO NEWS LETTER

פורומים ברמת מדינה – לדוגמה: ימי חברה עסקיים (ראו פוסט עם טיפים כיצד לארגן יום כזה), ישיבות הנהלה מקומיות.

פורומים חוצי חברה – לדוגמה: פורום מנהלי מדינות.

טבלת תקשורת פנים ארגונית

  1. כשיש טבלה מלאה מציגים להנהלה, מנהלים דיון על התכניםמטרתםתדירותם ומאשרים את התכנים.
  2. יוצאים לדרך, מיישמים את התוכנית. מייצרים את הפורומים החסרים.

חשוב מאד לוודא שלא יהיו יותר מדי פורומים שיכולים לגרום לחוסר אפקטיביות ארגונית. וכמובן שהפורומים יהיו יעילים.

לקבלת פרטים על הרצאה או ייעוץ בנושא, מוזמנים לפנות אליי ב 0533381410 או השאירו פרטים כאן

דילוג לתוכן