ליאת לזר

הרצאות בנושאי משאבי אנוש

7 טיפים לקיום ישיבה אפקטיבית

מעלה שוב את הפוסט הזה, כי גם היום כיועצת וכמלווה של ארגונים אני נדרשת כל הזמן לטפל בנושא ניהול הישיבות בחברה, גם בחברות קטנות וגם בגדולות. זה אחד הנושאים הכי פופולאריים, כואבים ומבזבזי זמן שאני נדרשת לתת עליהם המלצה. למרות שרוב המנהלים מודעים לבעיה, עדיין קיים הקושי לטפל בה. כולנו יודעים לעשות את החשבון של עלות של קבוצת אנשים שנפגשת לשעה והשעה זולגת, ובסוף גם לא ממש נסגרים דברים. יותר קל להמשיך עם ההרגל מאשר להתחיל לשים את הגבול ולנהל. מילת המפתח היא ניהול. לא גיליתי את אמריקה.

שמתי לב ש:

ישיבות לא מתחילות בזמן כי מחכים למאחרים. ברגע שזה הדפוס גם המדייקים יודעים שאין טעם להגיע בזמן. (אני מהסוג הזה – הדייקן שמבין שצריך לעשות התאמות).

אם נשים מצלמה בחדר ישיבות של רוב החברות נוכל לראות תמונה של משתתפים שעסוקים בקריאה ומענה להודעות בנייד, או בכלל עובדים על המחשב האישי בזמן הישיבה. (יש חברות שבתחילת ישיבה אוספות את הניידים, ככה כולם מרוכזים).

פחד מניהול. בקשו מהמשתתפים להתמקד, לבוא מוכנים, להציג את עמדתם בזמן שהוגדר להם, אם חרגו מהזמן להעיר. זאת לא עבודה קלה.

בכל הארגונים שבהם עבדתי הגיע השלב שבו התבקשתי לטפל בנושא תרבות הישיבות בארגון. מנהלת משאבי האנוש שנקראת לעשות סדר, ליישר את כולם, להעביר את התורה. כי אחרי שאעביר מצגת בנושא – כל הישיבות בארגון יתנהלו בצורה מופתית ובא לציון גואל. האומנם?!

טיפים לקיום ישיבה אפקטיבית

3 עקרונות מרכזיים בניהול ישיבות

  • דוגמה אישית – מנכ"ל והנהלה Walk the talk – הכי חשוב! אם המנכ"ל לא מחויב – התהליך נידון לכישלון.
  • ניהול הישיבה – הצגת נושא ומטרות, עמידה בלו"ז.
  • אסרטיביות – כשמקבלים את הזימון, לשאול מה מטרת הישיבה, לשם מה אני מוזמן, ללמוד להגיד לא.

איך נטפל בנושא?

  1. הכנה – רשימה של הבעיות. נקיים פגישת הנהלה מקדימה שבה נבקש מחברי ההנהלה שיעלו את הבעיות הקיימות בנוגע לניהול הישיבות.

רשימה של הישיבות החוזרות. לעשות רשימה של כל הישיבות החוזרות בחברה. לבדוק עם מארגני הישיבה מה מטרת הישיבה, יעילותה, האם יש צורך בכל המשתתפים, האם התדירות נכונה או שאפשר לרווח. הבדיקה הפשוטה הזאת תגרום לשינויים: ביטול, הורדת משתתפים, שינוי התדירות.

  1. יישום. פגישת הנהלה נוספת בה יוצגו הממצאים מהרשימה שעשיתם. הציגו מה השתנה בעקבות הבדיקה שלכם. הציגו את הטיפים הבאים ודברו עליהם.
  2. הצגה לעובדים.

ישיבות אפקטיביות

לכל ישיבה יש מנהל ישיבה שאחראי על הדברים הבאים:

  1. לעבור על רשימת המוזמנים ובדקו שכולם נחוצים. מי שמוזמן בגדר ידיעה, הזמינו אותו ב-.OPTIONAL
  2. להפיץ חומר רלוונטי לפני הדיון/ אג'נדה.
  3. להגיע בזמן, להתחיל (גם אם לא כולם הגיעו) ולסיים בזמן את הישיבה.
  4. להציג את מטרת הדיון, ולנהל אותו.
  5. לא לענות לטלפונים בזמן הישיבה (להגיד בתחילת כל ישיבה שזה חלק מהנוהג).
  6. לא לקרוא / לענות ל-email (להגיד בתחילת כל ישיבה שזה חלק מהנוהג).
  7. לסכם את הדיון ולהפיץ סיכום עם נושאים לפעולה.

מצאתי טיפים נוספים לקיום ישיבות אפקטיבית ב slideshare.

השאלה הכי חשובה שצריכה להישאל במהלך ישיבת ההנהלה בנושא: מה אנחנו עושים אחרת? איך אנחנו מובילים את השינוי? זאת השאלה שגורמת למשתתפים לקחת אחריות ולעבור מדיבורים למעשים.

  • בקרה. לאחר התחייבות חברי ההנהלה ובראשם המנכ"ל, צריך לקיים מפגש בקרה לדבר על הנושא ולבדוק איך ההנהלה עומדת ביעד.

אתם יכולים להביא את המנחה הכי מעולה בתחום שיעביר יופי של סדנה, לא יהיה שינוי כל עוד המנכ"ל וההנהלה לא יצביעו ברגליים. כלומר יגיעו בזמן יסיימו בזמן וינהלו את הישיבה. בלי ההתחייבות הזאת חבל על זמנכם והמשאבים שתשקיעו, מניסיון!

לקבלת פרטים על הרצאה או ייעוץ בנושא, מוזמנים לפנות אליי ב 0533381410 או השאירו פרטים כאן

אפליקציות שמקלות על החיים

אני מובילה את הקבוצה של משאבי אנוש ב-jolt ובכל מפגש עולים מהמרצים ומהמשתתפים שמות של אפליקציות שיכולות להקל עלינו בכל מיני תחומים, וחבל שכל זה ישאר בחדר. אז ביקשתי מהחברים לשתף, ולהלן הרשימה שתקל עליכם את היום-יום. לגזור ולשמור, להוריד ולהשתמש.

והכי חשוב – אם יש לכם עוד אפליקציות מועילות ומעניינות – ספרו לי.

 

ניהול זמן ומשימות:

Trello
Asana
Evernote
Wunderlist

Things – לניהול משימות

Habitica – אפליקציית משימות עם גיימפיקציה כיפית

Doodle – לניהול יומנים של אנשים מכל העולם אפשר לראות בבת אחת את הזמנים שכולם פנויים.

Accomplish – אפליקציה קלה וברורה לסידור משימות (במיוחד עם סדר יום אינטנסיבי ומשתנה)

Evernote – לכל מה שרוצים לזכור

אירועים, ישיבות

meetinkz – ה-Air B&B של חדרי הישיבות. מגוון עצום של חדרי ישיבות לכל מטרה ולכל גודל של ארגון, מקטנטן לענק.

PITAYA – קבלו רעיונות וסגרו בעצמכם אירוע ללא מפיק

איסוף כסף וקניית מתנה משותפת

TenGift – אפליקציה חכמה ופשוטה שמעלימה את כאב הראש של איסוף הכסף, קניית המתנה וכתיבת ברכה.

עיצוב, בניית מצגות:

Canva
Prezi

הימנעות מפייסבוק/ריכוז:

forest
todo book
rescue time

אוטומציות ואינטגרציה בין כלים שונים:

Zapier

Grammarly

Fiverr

RoboForm

Whiteboard

Ifttt

ספורט, מעקב אחרי ספורט ויעילות כללית

Gyroscope

7 MIN' WORKOUT – מציעה מגוון אימונים קצרים ואפקטיבים (יחסית לאימונים של 7 דק') במגוון רמות, על מנת לעודד אורח חיים בריא גם בזמנים עמוסים במיוחד

לשיפור הרגלים

strides
Fabulous – אפליקציה לליווי, ייעוץ ויצירת הרגלים בריאים במגוון תחומים (שינה, אכילה, סדר יום, כושר וכו'). מבוססת רבות על עבודתו של דן אריאלי.

להקמת גליון אקסל/בסיס נתונים שיתופי בזמן אמיתי שנגיש מכל פלטפורמה

airtable – להקמת גליון אקסל/בסיס נתונים שיתופי בזמן אמיתי שנגיש מכל פלטפורמה

לניהול כספים

Goodbudget – מאפשרת להיכנס לחשבון אחד מכמה מכשירים ולחלק את התקציב החודשי למעין "מעטפות" כסף, שמאפשרות שליטה טובה יותר במעקב החודשי.

לשינה טובה

Twilight – מפלטרת את האור הכחול של מסך הסמארטפון על מנת לעודד הירדמות ושינה טובה יותר. (כמובן שניתן לעדכן את שעות הפעילות שלה, כך שהיא תפעל רק בשעות המאוחרות של הלילה)

ליצירת טפסים

Typeform – ליצירת טפסים אינטראקטיביים בחינם

אל תשכחו לשלוח לי עוד אפליקציות מעניינות שאתם אוהבים להשתמש בהן.

דילוג לתוכן