ליאת לזר

הרצאות בנושאי משאבי אנוש

"Back to the "new Normal שיתוף מהפורום The secrets of HR

הצצה לדברים שעלו במפגש של הפורום המיוחד של: Microsoft for startups, Samsung next & Linkedin. בפורום חברות מנהלות משאבי האנוש של 60 חברות הסטארטאפ ששייכות לפרוטפוליו של החברות הנ"ל.

יעל רן, נעמה ספיר ואנוכי מובילות את התכנים המקצועים. בפוסט אנחנו מביאות לכם את סיכום המפגש החמישי שעסק בחזרה לשיגרה. נושא שהוא בין המדוברים לאחרונה. המפגש התמקד בשני היבטים:

  1. איך החזרה למשרד נראית בעולם?
  2. איך זה נראה אצלנו?

חלק ראשון איך זה נראה בעולם?

שיתפנו במחקרים אותם ערך ג'וש ברסין, גורו בתחום ה- HR ואחד המרצים המבוקשים בעולם, הוא מייסד ומנכ"ל קבוצת המחקר ברסיןן, המחקרים נערכו בחודש האחרוi ומתבססים על עשרות שיחות עם מנהלי משאבי אנוש בארגונים מגוונים בעולם. ג'וש ברסין מדבר על ארבעה מרכיבים שצריך על מנת לייצור ארגון מש"א חזק וחסין שיוכל להתמודד בצורה טובה יותר עם המשבר הבא, מתוך הנחה שהמשברים הללו יקרו בתדירות גבוהה יתר מבעבר:

For HR it means a Coordinated, Distributed operating model:

1/ Resilience demands “distributed control with centralized coordination,” not “centralized control with distributed execution.”
2/ Resilience demands high quality, real-time data. The need to have employees data into real-time dashboards.
3/ Resilience requires leadership who cares. In resilient organizations is leadership who people want to follow. If you want to build resilience, you have to build on a basis of trust. And this means leaders who listen, care and respond.
4/ Resilience thrives in a community, not just an organization.-The most resilient, adaptive, and high performing companies are made up of people who know each other, like each other, and support each other

חלק שני, באיזה אופן חזרו החברות לעבודה, איך מתכננים להתנהג במשרד, מה יהיה שונה?

ערכנו פאנל  שבו השתתפו 3 מחברות הפורום:

  1. אלה קרוטוקופ, Head of HR, Intuition Robotics
  2. ז'אנה ברזנר, HR Manager, Overwolf
  3. אריאלה ביכלר, VP HR, Elementor

להלן הנקודות המרכזיות שעלו ממשתתפות הפאנל:

אלה קרוטוקופ מ- Intuition Robotics

"אנחנו חוזרים למשרד בשבוע הבא 31/5/2020
בעקבות תוצאות סקר שהעברנו בנוגע לשביעות רצון העובדים  והעבודה הטובה שהייתה בשלושת החודשים האחרונים מהבית, החלטנו לשלב עבודה מהבית והמשרד.
ימי ראשון וחמישי – ימים קבועים לעבודה מהמשרד. את הימים האלו נקדיש לעדכונים, פגישות, ולתכנן את השבוע ולסכם את השבוע, וכמובן Happy Hour.
ימי שלישי ורביעי – עבודה מהבית, נתמקד יותר בעבודה שוטפת כך אנשים יוכלו להתרכז בלי היסחי דעת.
יום שני הוא יום אופציונילי –זה בעצם הניסוי שלנו, אם נראה שביום הזה מגיעים הרבה עובדים הוא יהפוך ליום קבוע לעבודה מהמשרד."
מה יהיה שונה?
  • "בבוקר כל אחד יצטרך למדוד חום ולשלוח הצהרה ולדווח זאת, נמנע מארוחות צהריים משתפות ואכילה משותפת,
  • אסור להשתמש בכלים רגילים רק חד פעמי.
  • נאבזר את המטבח פחות מבעבר ורק בדברים חיוניים,
  • הפגישות יתקיימו עפ"י הנהלים של משרד הבריאותֿ,
  • ההאפי האור יתבצע בצורה שונהֿ.
  • התקנו מחיצות במשרד.
  • מאפשרים למי שלא ירגיש בנוח להגיע למשרד בגלל בעיה בריאותית או כל סיבה אחרת, לעבוד מהבית."

ז'אנה ברזנר, Overwolf

"התחלנו לחשוב על חזרה למשרד בתחילת מאי ויצרנו גם מסמך הוראות להתנהגות במשרד בהתאם לתו הסגול

חזרנו לעבוד מהמשרד באופן חלקי – כרגע אנחנו מאפשרים רק למי שרוצה להגיע למשרד, השאר ממשיכים לעבוד מהבית. האחריות היא בידי כל אחד, כל עובד, בין אם הוא מנהל ובין אם לא בהתאם להרגשה שלו ולאמצעי (מי שעדיין חושש, או לא רוצה לקחת תחבורה ציבורית וכו').

מי שכן מגיע, הכנו מסמך נהלים – שהוצאתי את רובו ממשרד הבריאות וכל עובד חייב לקרוא אותו לפני הגעתו למשרד. 

בנוסף כל עובד חייב לעדכן באקסל נוכחות, בנוגע לכוונתו להגיע למשרד לפחות יום לפני, על מנת לעקוב ולדעת מי מגיע ולאפשר אכיפת הנחיות של עד שני עובדים בחדר. 

במקביל אנחנו עובדים על מדיניות שתאפשר לעובדים לעבוד באופן קבוע מהבית. קיבלנו סיגנלים ברורים מעובדים שהם מאוד היו רוצים להמשיך את העבודה מהבית ולהפוך את זה לחלק מהשגרה. ההתלבטות שלנו היא האם לאפשר לכל אחד לבחור את הזמן המתאים לו (עד יום, יומיים בשבוע) לבין סגירה של המשרד ביום מרוכז אחד. הוצאנו שני סקרים שמדברים על יתרונות וחסרונות בעבודה מהבית ומה החשש העיקרי בחזרה למשרד. 

בינתיים אנחנו בודקים מה קורה בחברות אחרות וגם פנימית מול העובדים, איך זה מתנהל כשחלק במשרד וחלק מהבית, ומה היתרונות והחסרונות."

אריאלה ביכלר, Elemtor

"באלמנטור, טרם החלטנו להחזיר את כולם למשרד.
לפני כשלושה שבועות הוצאנו סקר לכל העובדים בארץ על מנת לשמוע אותם ולראות איך הם היו רוצים לראות את החזרה.
התשובות שקיבלנו היו מגוונות, כאלו שחוששים מחזרה בגלל התחבורה הציבורית, כאלו שלא בטוחים שישלחו את הילדים למסגרות ואף כאלו שהתרגלו לעבוד מהבית וטוב להם.

כאשר נחליט להחזיר את כולם למשרד, נצטרך לעשות חלוקה של ימים בין המחלקות בכדי למנוע צפיפות, יחד עם זאת אנחנו עוברים בעוד כחודש למשרדים חדשים ששם נוכל לרווח בין כולם.

המשרד הותאם לפי תו תקן סגול מל הבחינות, הכנו הצהרת בריאות דיגיטלית, ובכל ערב העובדים צריכים לעדכן את מנהלת המשרד באם הם מתכננים להגיע.
מבחינת הוראות מיוחדות, חשוב לנו שכל אחד ישמור על מקסימום סטריליות."

לסיכום, הדברים המרכזיים שעלו מהמפגש:

  • אין מדיניות מגובשת עדיין וחברות עובדות עליה בימים אלה.
  • נראה שחברות יאמצו תמהיל של עבודה מהבית ומהמשרד.
  • לגבי ימים קבועים לעבודה מהמשרד, גם כאן ישנה שונות התלויה בסוג החברה והנושא עדיין בבדיקה. המלצתינו, במידה ומתאפשר, יש יתרון שהחברה תתכנס לפחות שלוש פעמים בשבוע בימים קבועים.
  • מאד ברור שחברות הפורום משתמשות בסקרים על מנת לקבל החלטות ולגבש מדיניות. זו כבר לא החלטת הנהלה שרירותית שיורדת לכל הארגון. השימוש בסקרים מהווה בסיס לקבלת החלטות. וזה מתחבר למגמות שרואים בעולם הקשורות לאיסוף דטה עדכני כדי לקבל החלטות.

 

איך ב-Overwolf התארגנו על המצב. ראיון עם אורי מרשנד מנכ"ל ומייסד

השבוע היתה לי שיחת טלפון עם אורי מרשנד, מנכל ומייסד משותף בחברת Overwolf. אני מלווה את המנהלים ואת מנהלת משאבי האנוש בארגון. עשינו שיחת זום שהחליפה את הפגישת המקורית.

בשיחה שלנו דיברנו על האתגרים העסקיים והניהוליים של החברה כתוצאה מהניהול מרחוק, על התקשורת בתוך הארגון ועל פיתוח המנהלים בצוות של אורי. כן, זה היה לו חשוב להקדיש לזה שעה.

הרבה מנכ"לים ומנהלים מבטלים בתקופה הזאת את פגישות הייעוץ, כי יש דברים יותר חשובים על סדר היום. מסכימה, כי זה לא בוער וכי באמת לא רואים מאיפה מביאים את הכסף לזה. יכולה להבין אותם.

אבל יש חברות שיכולות להרשות לעצמן – ומבטלות. דווקא בזמנים כאלה של שינוי, חירום, נדרשת התארגנות אחרת של המנהלים שלא מנוסים בה. שיחת יעוץ טובה יכולה להביא פתרונות ולהקל על הניהול במציאות המורכבת. הרי זאת פעם ראשונה שמנהלים מתמודדים עם שינוי בסדר גודל כזה. אף אחד לא הכין אותם לזה.

המון פוסטים רצים ברשת על איך מתמודדים עם המצב בעקבות הקורונה, ומה שהיה לי חסר זה לשמוע את הקול של המנכ"לים עצמם שנמצאים בחזית, מובילים את החברה בשעה כל כך מאתגרת.

ביקשתי מאורי שישתף במה שהם עושים בחברה והנה השאלות ששאלתי אותו:

ספר לנו בקצרה על Overwolf (גודל, תחום עיסוק וכד')

Overwolf היא פלטפורמה פתוחה לפיתוח אפליקציות לגיימרים. כחברה, אנו מספקים תשתית טכנולוגית המאפשרת למפתחים עצמאיים, סטארטאפים או חברות גדולות לפתח מוצרים או שירותים מעל משחקים. בצוות יש לנו 70 חברים, מתוכם 55 במשרד בישראל והשאר במשרדים בחו"ל.

מהם האתגרים המרכזיים שמעסיקים אותך בעקבות המצב?

המטרה העיקרית שלנו היא לשמר תפוקה מקצועית למרות השינוי. האתגרים בשמירה על התפוקה הם בעיקר סביב תקשורת, תכנון או סביב תקורות הנובעות מחוסר היכולת לתקשר פנים מול פנים (למשל – דיון סיעור מוחות על לוח).

משבר הקורונה למעשה שינה את השגרה של כל חברי הצוות, וגרם לנו להבין שאנו נכנסים לתקופה של צורך בשיח, מעקב, למידה ושינוי משמעותי בהרגלי העבודה שלנו. למעשה, אני מניח שישנן תקורות הגדולות ממשרה מלאה על ניהול התהליך והמעבר לשגרה החדשה.

אילו שיגרות ניהול אתה והארגון מקיימים במצב הקיים?

ברמה היומית, כל הצוותים נפגשים בווידאו בתחילה ובסוף היום. גם ראשי הצוותים נפגשים לסנכרון פעמיים ביום. בנוסף, פגישות שבועיות 1:1 בין כל המנהלים והכפופים להם, פגישה שבועית לכל צוות לתכנון ותחקור, ופגישה של כל החברה אחת לשבוע. פרסמנו מדיניות עבודה מהבית לאחר מחקר מקיף, ואנחנו מקבלים פידבק מחברי הצוות פעם בשבוע ובוחנים אם יש דברים שצריך לשנות.

מה עובד יותר טוב ומה פחות?

מה שעובד טוב: הירתמות הצוות, התפוקה והארגון הכללי.

מה שעובד קצת פחות: יעילות הדיונים שנפגעת, או אי הבנות כתוצאה מתקשורת לא מתאימה או לא מלאה. יש לא מעט חברי צוות שמאוד חוששים מהמצב, ולמדנו זאת באמצעות סקר אנונימי. החששות הם סביב המצב הבריאותי, מצב החברה ובטחון תעסוקתי, בדידות או חוסר יכולת לייצר הפרדה ברורה בין עבודה לחיים הפרטיים. אנו קשובים לבעיות ומתמקדים בלאתר פתרונות אפשריים.

האם יש תהליכים שנעצרו בעקבות המצב?

בשלב זה שום דבר לא נעצר.

תכלס, האם אתם ממשיכים לשלם על הדברים הבאים:

כרטיס ה-10ביס / סיבוס? כן.

האם עצרתם גיוסים? לא.

האם שיניתם משהו במתנה לפסח? לא.

ולשאלה הקלאסית: נכון לזמן הראיון, מה הדבר שתמשיך לעשות?

להיות קשוב ולשנות נהלי עבודה בהתאם לצרכים.

מה תפסיק לעשות?

בשלב זה, לא משהו מיוחד.

ומה תתחיל לעשות?

אנחנו מנסים לחשוב על דרכים לחיבור והעלאת מוראל למרות העבודה מרחוק. TBD

תודה על שיתוף הפעולה ומחכה לחזור לשיגרה.

התקשרו אלי לקבוע פכישת יעוץ און-ליין  0533381410

דילוג לתוכן